若是单位要求个人写总结，“框架”的搭建很重要。一般来说，“总结”的内容可分三部分：第一部分是“过去一年的工作回顾”，着重在对已取得成绩的描述；第二部分是“自己在工作中的缺点和不足”，个中的原因分析和改进的方法也得涉及；第三部分是“来年的工作设想和思路”。

为了能使“读者”（你的上级和人力部门）对总结的内容做到一目了然，请你把这三部分的小标题“加粗”（一般情况下文字用四号宋体），段落的行间距用“固定值22磅”。这样，段落和文字看上去就比较清晰了，使读者愿意阅读并达到在思想上与你沟通。

陈述个人取得的成绩

忙碌了一年，通过总结除了能让自己有个全面回顾、检验工作得失之外，也是向上级领导陈述个人成绩的机会。

对于销售人员，通过总结业绩完成情况、收款完成情况、新老客户开发和维护、与市场部合作情况等，基本上就能达到汇报成绩的目的了。而对于大部门的二线人员、职能部门人员，似乎不太容易用数字罗列来表达。这时呢，你可以把工作内容细分成若干个“模块”，在每个“模块”里对工作进行描述。

比如你是单位的“培训主管”，你就可以把工作内容细分成“培训计划的执行情况”、“培训效果的跟踪与评估”、“培训预算的执行情况”、“培训资源对内、对外的开发与维护”等。在描述过程中，请你尽可能用具体数字、百分比加以说明成绩，模糊不清的表达很不可取，例如“几个”、“大多数”、“少部分”等等字眼，都属忌讳。“培训计划的执行”可以用“百分比”来说明：你是完成了计划的80%，还是完成了95%，大家一目了然。而“培训预算的执行”，你直接写上具体花费的数目和实际占比，就行了。

若是有内部或外部的获奖，比如获得过单位内“优秀员工”的称号，工作成果在行业、地区评比得过奖，请一定记得写上。在谈到成绩的同时，不可避免地你会跟去年的工作相比较。这时可以分析、描述成绩取得的原因，比如是因为自己比过去调研多了，还是沟通能力提高了等等，都可以写明……牵扯到是由于上级领导、同事的提携与帮助取得的，你也不要吝啬笔墨，充分表达对他们的感谢，显示出你平时就具有良好的人际关系与团队合作精神。

个人不足与改进方法

若谈到个人不足，很多职场人觉得“还是保守点儿好”。不足之处说多说少、利害程度等都似乎很难把握……其实从知识、技能、能力（K-S-A）三个角度找找个人短板，特别是从过去一年中上级、同事，甚至客户批评过你的方面去挖掘，归纳并分析原因，就可以把问题表述清楚。比如，你是单位的“出纳员”，同事们曾抱怨过你态度不好，“到你那里报销还得赔笑脸”。这时，你在总结里如实表述，并表示以后要把同事当做客户一样服务和对待，以此改进自己的工作作风。

个人工作上有的不足，是可以通过培训来弥补的。比如作为“项目经理”，你对“项目节点”有时把握不好，环节上有时“拖”有时“急”。在此情况下，你就可以把“申请参加公司外部的项目管理培训”，作为提高个人技能的方法。通过这个建议，也许你就给自己主动“创造”了提高的机会。

合理化建议和来年的设想

每个人难免有工作目标未达成之处。借总结之际分析原因，你也能让上级和自己都有个清醒的认识。市场、行规等外部因素、客观条件上某些阻碍，你都可以一一列出，一定要让“读者”明白，你是在客观地分析困难的背后原因，而不是找自己过失的“借口”；同时，你应该假设下“解决这些问题的种种方案”。这样，你的上级会认为你面对困难时，思想是主动的，态度是端正的。合理化建议的提出，也许会丰富单位领导的管理方法。

“总结”的结尾，大都要体现个人对于来年工作的设想。围绕自己的本职工作，在确保已有工作范畴能完成外，在优化工作质量的方法上、提升业绩上，谈谈自己的计划和步骤。这一点，你的上级会很看重，因为这关系到团队来年的业绩是否能有更大的提升！

“年终总结”，是职场人辛勤工作一年后的业绩盘点和思想回顾；同时，也是向所在单位、同事“晒成绩”的难得展示机会！经过深思熟虑后把总结的框架规划好、搭建好，再把握好文字的简洁与语句通畅，内容充实饱满，一个好的总结就完成了。而这个总结的含量，对于你个人和集体的进步、提升，都是智慧上的贡献。