本文作者的研究揭示，无论是现实世界还是虚拟世界，工作空间能否促进员工交流，主要取决于以下三个维度的平衡：邻近性、私密性和许可权。工作空间一方面要移除障碍、让人们相聚，另一方面又要有足够的私密性，让人不必担心被偷听或受到打扰；此外，这种空间还应凸显出人们拥有自由聚集、畅所欲言的权利。

邻近性 麻省理工学院组织心理学教授托马斯??艾伦有一个著名发现：员工的交流频率随着办公室之间相隔距离的增加而呈指数级下降。不过，影响非正式交流的并不仅仅是物理空间因素，还有社会和心理因素。事实上，物理空间的中心往往不如功能中心重要。比如，靠近出入口、洗手间、电梯、复印机、咖啡机、饮水机等都属于功能中心，可以汇聚人流。要促进思想的传播和分享，公司就应当创建包含多种共享资源的空间。

对于虚拟空间里的员工来说，随时开放的视频连接和即时信息交流也能拉近彼此的距离。许多应用程序，如MSN、Skype、Twitter等，都能让人们感受到周围其他人的存在，可以随时保持联系沟通，关键是这些程序要经常保持开启状态，并且做到一键连通。在虚拟环境中，你需要核心角色来挑头担纲、摇旗呐喊。与此同时还要有一群活跃的常客参与其中，才能让虚拟环境中的交流经久不衰。

私密性 为保护私密性，实体空间首先必须确保人们在交谈时不会被第三方偷听。要做到这一点，在空间的设计上就必须考虑到可见性和声学因素。如果别人看不见你在和谁交谈，而你又能看到有人接近或者处于耳力能及的范围之内，私密性就会增强。真正的私密性在于你能够控制他人接近你，能够选择是否与人交流。“角落”是非正式交流的理想场所：它属于公共场所的一部分，人们可以在此邂逅；同时它又提供了足够的私密性，适合私下交流。

在虚拟空间里，清晰界定谁对哪个群的空间拥有访问权，有助于保护在线隐私。任何组织都不可能保证绝对的私密性。但是，明确告知公司政策，让员工知道什么人在什么条件下可以查看网上交流内容，员工就会觉得心里更踏实。

许可权 文化和习俗决定了我们会认为哪些行为在特定环境中是适当的。在办公场所，如果员工普遍认为某个空间是舒适自然的交流场所，那么必然是这家公司的企业文化就是这么认为的。因此，企业文化必须传达出鼓励轻松交谈的信息。除此之外，舒适的家具以及显然与工作相关的设备（如复印机）等，都有助于传达这种信号。员工们喝着咖啡闲聊可能让老板大皱眉头，但是在等候复印时聊天就不会有任何问题。此外，领导者应当身先士卒，让大家看到公司期望和鼓励什么样的行为。

长时间保持开放的共享虚拟工作空间和视频连接，实际上传达出了一种许可：员工可以将它用于非正式交流。

最后，特别要强调的是，真正重要的并不是现实空间或虚拟空间提供了多少邻近性、私密性和许可权，而是三者之间的平衡。失衡的设计更有可能抑制而不是促进员工之间有益的交流。技术可以帮助拉近世界各地同事之间的距离，但是彼此的联系若无节制，则会削弱私密性，让人觉得无法承受。