避免措手不及的办法是建立部门内部的沟通系统，以使主管掌握每一个情报。但是，基层员工常常并不拥有良好的沟通技能，很多人也不把与管理层的沟通视为自己职责中的一部分。主管 必须告诉这些员工沟通的重要性，以及他们在提供必要信息方面的作用。主管就是他们的老师。

 下面的程序会使基层员工成为更有效的沟通者：

1.告诉基层员工为什么那些需要他们提供的信息是必要的。不仅要告诉他们获得信息的原因，还要使员工认识到自己对组织的价值。

2.具体说明需要什么样的信息。如果你对你所希望的东西没说清楚，你最后所得到的必定也是模棱两可的信息。

3.在尽可能的情况下使用事先打印好的表格，它使员工更容易提供必要的资料。在表格中的空栏里填写信息，要比白手起家写出一份完整的报告简单的多。

4.确保员工知道他们从哪里以及如何获得自己需要提供的信息资料。

5.确保信息肯定是必要的。很多主管要求得到大量的资料后，却不加分析或根本不曾阅读，员工很快就会知道自己是在做无用功。

6.当报告迟交时很快作出反应。让员工知道拖延是一个很严重的问题(如果员工有辩解 要仔细倾听，或许你需要在什么地方做些“修补”，可能这名员工未能按时完成报告的原因在于另一名员工未能及时提供必要的材料)。

7.敞开你的大门。要让员工感到他们能在未酿成严重问题之前，向你说明初露头角的问题所在。

8.让员工知道你在利用他们所提供的信息，并向他们表示感谢。比如，在恰当的时候， 向他们表达：“安吉斯，我知道你上周处理了200多份订购单。干得真不错!我们的业务量在不断增长。也许需要给你们配制一些速度更快的计算机了。”